Política privacidad de Nupzen

Fecha de entrada en vigencia: 3 de febrero de 2026

I. COMPROMISO CON LA PRIVACIDAD

En Nupzen LATAM S.A.S. (en adelante, “Nupzen”), entendemos que la organización de eventos implica el tratamiento de información personal sensible y relevante. Por ello, estamos comprometidos con la protección de la privacidad y el adecuado tratamiento de los datos personales de nuestros Clientes, Invitados y Proveedores.

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) describe de manera clara cómo recolectamos, usamos, almacenamos, protegemos, transferimos y compartimos los datos personales a través de los sitios web https://nupzen.com y https://app.nupzen.com (en adelante, la “Plataforma”), así como los derechos de los titulares y los mecanismos para ejercerlos.

Esta Política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas concordantes en la República de Colombia.

II. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ROLES EN EL TRATAMIENTO

Razón social: Nupzen LATAM S.A.S.
Dirección: Carrera 22 #34-76, oficina 201, Bucaramanga, Colombia
Correo electrónico de privacidad: hola@nupzen.com
Teléfono: +57 316 9551990

Roles en el tratamiento de datos

Nupzen como Responsable del Tratamiento: Respecto de los datos personales recolectados directamente de Clientes y Proveedores.
Cliente como Responsable del Tratamiento: Respecto de los datos personales de sus Invitados, los cuales son suministrados a la Plataforma para la gestión del evento.
Nupzen como Encargado del Tratamiento: Respecto de los datos personales de los Invitados, actuando por cuenta y bajo las instrucciones del Cliente.

III. PRINCIPIOS APLICABLES

Nupzen aplica los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

Legalidad
Finalidad
Libertad
Veracidad o calidad
Transparencia
Acceso y circulación restringida
Seguridad
Confidencialidad

IV. DATOS TRATADOS Y FINALIDADES

1. Datos recolectados directamente por Nupzen (Responsable)

Clientes (personas naturales o jurídicas)

Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, ciudad y país.
Finalidad: creación y administración de la cuenta, verificación de identidad y comunicaciones.
Datos de facturación y pago: información necesaria para procesar suscripciones y cumplir obligaciones fiscales.
Finalidad: procesamiento de pagos y facturación.
Información del evento: fecha, tipo y ubicación del evento.
Finalidad: habilitar funcionalidades y personalizar la experiencia.
Contenido generado por el usuario: textos, imágenes, archivos y configuraciones del evento.
Finalidad: prestación del servicio y personalización de micrositios e invitaciones.
Datos de contacto por canales alternos (WhatsApp, redes sociales):
Finalidad: soporte técnico, atención al usuario y comunicaciones operativas.

Proveedores

Datos de identificación y contacto profesional.
Información comercial: descripción de servicios, fotografías, portafolio y redes sociales.
Finalidad: creación del perfil público y promoción dentro de la Plataforma.

2. Datos de Invitados (Nupzen como Encargado)

Los datos de los Invitados son suministrados por el Cliente, quien garantiza haber obtenido la autorización correspondiente.

Datos de identificación y contacto: nombre, teléfono y correo electrónico.
Datos de gestión del evento: confirmación de asistencia (RSVP), mensajes, parentesco, asignación de mesas.

Finalidad: permitir la gestión logística del evento y el envío de comunicaciones transaccionales.

3. Base de legitimación del tratamiento de datos de Invitados

Inicialmente: Nupzen actúa como Encargado, bajo la autorización obtenida por el Cliente.
Posteriormente: Cuando el Invitado interactúa con la Plataforma y acepta los Términos y esta Política, autoriza a Nupzen a tratar sus datos para comunicaciones transaccionales estrictamente relacionadas con el evento.

V. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

La Plataforma puede tratar datos sensibles como preferencias alimenticias o alergias.

El tratamiento de estos datos es facultativo para el titular.
El Cliente declara haber obtenido autorización explícita de los Invitados.
Nupzen aplica medidas de seguridad reforzadas para su protección.

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado sobre el uso de sus datos.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
Acceder gratuitamente a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Los Invitados podrán ejercer sus derechos ante el Cliente o a través de Nupzen, quien dará traslado de la solicitud.

VII. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

Las solicitudes deberán enviarse a hola@nupzen.com, acreditando la identidad del titular.

Consultas

Serán atendidas en un plazo máximo de 10 días hábiles, prorrogables por 5 días adicionales previa notificación.

Reclamos

Serán atendidos en un plazo máximo de 15 días hábiles, prorrogables por 8 días adicionales conforme a la ley.

VIII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Nupzen implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información, incluyendo cifrado, controles de acceso, copias de seguridad y acuerdos de confidencialidad.

IX. COOKIES, TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO Y ANALÍTICA

La Plataforma utiliza cookies y tecnologías similares propias y de terceros para garantizar su correcto funcionamiento, mejorar la experiencia del usuario, medir el rendimiento y ejecutar estrategias de marketing.

Las cookies y herramientas utilizadas pueden incluir, entre otras:

Cookies funcionales y técnicas: necesarias para el funcionamiento de la Plataforma, incluyendo la gestión de sesiones y el programa de referidos.
Google Analytics: para recopilar información estadística y anónima sobre el uso de la Plataforma.
Meta Pixel (Facebook/Instagram): para medición de campañas, remarketing y audiencias personalizadas.

El Usuario puede configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies; sin embargo, algunas funcionalidades podrían verse afectadas. Al continuar navegando en la Plataforma, el Usuario acepta el uso de estas tecnologías conforme a esta Política.

X. USO DE AUTOMATIZACIÓN E INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Nupzen podrá implementar, ahora o en el futuro, herramientas de automatización e inteligencia artificial con fines de apoyo a la planificación de eventos, tales como:

recomendaciones personalizadas;
apoyo en presupuestos y cotizaciones;
asistentes virtuales o ayuda instantánea;
análisis operativos para mejorar la experiencia del Usuario.

Estas funcionalidades tendrán un carácter informativo y de apoyo, no sustituyen la toma de decisiones del Usuario ni constituyen asesoramiento profesional. El tratamiento de datos asociado se realizará conforme a los principios de minimización, finalidad y seguridad establecidos en la ley.

XI. COMUNICACIONES COMERCIALES Y MARKETING

Nupzen podrá enviar a Clientes y Proveedores comunicaciones por correo electrónico y, en el futuro, por WhatsApp, relacionadas con:

recomendaciones de uso de la Plataforma;
contenidos digitales;
novedades, funcionalidades y mejoras;
campañas de remarketing y ofertas de Nupzen.

Estas comunicaciones se enviarán conforme a la normativa aplicable. El Usuario podrá optar por no recibir comunicaciones comerciales en cualquier momento a través de los mecanismos de cancelación incluidos en cada mensaje o contactando a hola@nupzen.com.

Las comunicaciones enviadas a Invitados serán exclusivamente transaccionales y relacionadas con el evento.

XII. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

Los datos personales podrán ser transferidos o transmitidos a servidores ubicados fuera de Colombia, cuando sea necesario para la prestación del Servicio o el uso de proveedores tecnológicos (analítica, infraestructura, mensajería o automatización).

Al aceptar esta Política, el titular autoriza dichas operaciones. Nupzen se compromete a que estas transferencias se realicen a países con niveles adecuados de protección o bajo cláusulas contractuales y salvaguardas exigidas por la ley colombiana.

X. PERÍODO DE CONSERVACIÓN

Los datos personales se conservarán mientras sean necesarios para cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados.

Información contable y de facturación: hasta 10 años, conforme a la ley.
Contenido del usuario: mientras la cuenta esté activa o durante los plazos legales posteriores.

XIII. USUARIOS INTERNACIONALES (RGPD / CCPA)

Aunque actualmente Nupzen opera principalmente en Colombia y Latinoamérica, la Plataforma está preparada para atender usuarios en otras jurisdicciones.

Si el Usuario reside en el Espacio Económico Europeo (EEE), Reino Unido o Suiza, sus datos serán tratados conforme a los principios del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Si el Usuario es residente de Estados Unidos – California, se respetarán los derechos previstos en la California Consumer Privacy Act (CCPA), en lo que resulte aplicable.

Para más información sobre derechos adicionales, el Usuario podrá contactar a hola@nupzen.com.

XIV. DATOS DE MENORES DE EDAD

La Plataforma está dirigida a personas mayores de 18 años. Nupzen no recolecta intencionalmente datos de menores. Si se detecta información de menores sin autorización válida, será eliminada de forma inmediata.

XII. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Nupzen podrá modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán informados a través de la Plataforma o por correo electrónico antes de su entrada en vigencia.