Política privacidad de Nupzen

Fecha de entrada en vigencia: 6 de septiembre de 2025

 

I. COMPROMISO CON LA PRIVACIDAD

 

En Nupzen LATAM S.A.S. («Nupzen»), entendemos que la organización de un evento implica la gestión de información personal y valiosa. Proteger la privacidad de nuestros Clientes, sus Invitados y los Proveedores registrados es nuestra máxima prioridad.

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales («Política») describe de manera clara y detallada cómo recolectamos, usamos, almacenamos, protegemos y compartimos los datos personales al utilizar nuestros servicios a través de los sitios web https://nupzen.com y https://app.nupzen.com (en adelante, la «Plataforma»). Asimismo, informa sobre los derechos que le asisten como titular de los datos y los procedimientos para ejercerlos.

Esta Política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes en Colombia.

 

II. IDENTIFICACIÓN Y ROLES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

 

• Nombre: Nupzen LATAM S.A.S.
• Dirección: Carrera 22 #34-76, oficina 201, Bucaramanga, Colombia
• Correo electrónico para asuntos de privacidad: hola@nupzen.com
• Teléfono: +57 316 9551990

Para efectos de esta Política y en cumplimiento de la ley, se definen los siguientes roles :

• Nupzen como Responsable del Tratamiento: Nupzen actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta directamente de Clientes y Proveedores.
• El Cliente como Responsable del Tratamiento: El Cliente (organizador del evento) actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus Invitados, los cuales son suministrados por él a la Plataforma.
• Nupzen como Encargado del Tratamiento: Nupzen actúa como Encargado del Tratamiento de los datos personales de los Invitados, realizándolo por cuenta y bajo las instrucciones del Cliente.

 

III. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS

 

Nupzen aplicará los siguientes principios rectores en todo tratamiento de datos personales, de conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 :

• Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada que se sujetará a lo establecido en la ley.
• Principio de Finalidad: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, la cual será informada al titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
• Principio de Transparencia: Se garantizará el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujetará a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos y de la autorización del titular.
• Principio de Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información.

 

IV. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS

 

1. Datos Recolectados Directamente por Nupzen (Como Responsable del Tratamiento):

• Para Clientes (Parejas, Planificadores, Empresas):
  • Datos de Identificación y Contacto (Nombre, correo, teléfono, ciudad, país): Para crear y administrar su cuenta, verificar su identidad y establecer el principal canal de comunicación.
  • Datos de Facturación y Pago: Para procesar los pagos de suscripciones, emitir facturas y cumplir con las obligaciones fiscales.
  • Información del Evento (Fecha, lugar, tipo de evento): Para habilitar las funcionalidades de la Plataforma y personalizar la experiencia de planificación.
  • Contenido Generado por el Usuario (Fotos, textos para invitaciones): Para prestar los servicios de personalización de la web del evento y las comunicaciones.
  • Datos de Contacto por otros canales (WhatsApp, redes sociales): Para brindar soporte técnico, resolver consultas y ofrecer asistencia personalizada.
• Para Proveedores:
  • Datos de Identificación y Contacto Profesional (Nombre, empresa, correo, teléfono): Para crear y administrar su perfil en el directorio de proveedores y facilitar el contacto con potenciales Clientes.
  • Información del Negocio (Descripción de servicios, fotos, portafolio, redes sociales): Para publicar su perfil en la Plataforma y promocionar sus servicios ante la comunidad de Nupzen.

2. Datos de Invitados (Como Encargado del Tratamiento):

Los datos personales de los Invitados son suministrados por el Cliente, quien es el Responsable de haber obtenido la autorización para dicho tratamiento. Nupzen trata estos datos con las siguientes finalidades:

• Datos de Identificación y Contacto (Nombre, teléfono, correo): Para que el Cliente pueda gestionar su lista de invitados, enviar las invitaciones digitales y comunicar actualizaciones sobre el evento.
• Datos de Gestión del Evento (Confirmación de asistencia, mensajes, parentesco): Para facilitar al Cliente la organización logística del evento.
• Datos Sensibles (Preferencias alimenticias, alergias): Ver sección V.

3. Legitimación del Tratamiento de Datos de Invitados por Nupzen:

El tratamiento de los datos de los Invitados por parte de Nupzen se legitima de la siguiente manera:

• Inicialmente: Nupzen actúa como Encargado, tratando los datos bajo la responsabilidad y autorización que el Cliente ha obtenido de sus Invitados.
• Posteriormente: Cuando un Invitado interactúa con la Plataforma (por ejemplo, al confirmar su asistencia a través de la invitación web) y acepta los Términos y Condiciones y esta Política de Privacidad, establece una relación directa con Nupzen. Esta aceptación autoriza a Nupzen a tratar sus datos para enviarle comunicaciones transaccionales relacionadas exclusivamente con el evento (recordatorios, actualizaciones, etc.).

 

V. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

 

La Plataforma permite al Cliente recolectar datos relativos a la salud de sus Invitados, como preferencias alimenticias y alergias. Estos son considerados datos sensibles.

Nupzen, en su rol de Encargado, tratará estos datos con las más altas medidas de seguridad. El Cliente, en su calidad de Responsable, declara y garantiza que ha obtenido la autorización explícita de cada Invitado para el tratamiento de esta información, habiéndole informado que, por tratarse de datos sensibles, no estaba obligado a autorizar su tratamiento.

 

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS

 

Como titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos :

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Los Invitados podrán ejercer sus derechos directamente ante el Cliente (Responsable) o a través de Nupzen, quien dará traslado de la solicitud al Cliente correspondiente.

 

VII. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS

 

Para ejercer cualquiera de sus derechos, puede enviar su solicitud al correo electrónico hola@nupzen.com, acreditando su identidad.

1. Consultas (Acceso a la información):

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible atenderla en dicho término, se le informará, y la respuesta no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Reclamos (Corrección, supresión o revocación):

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si el reclamo está incompleto, se le requerirá para que lo subsane. Una vez completo, se incluirá la leyenda «reclamo en trámite». Si no es posible atenderlo en el término inicial, se le informará, y la respuesta no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.6

 

VIII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

Nupzen aplica medidas técnicas, humanas y administrativas robustas para proteger su información, incluyendo cifrado de datos, controles de acceso, copias de seguridad periódicas y contratos de confidencialidad con nuestros proveedores y empleados.

 

IX. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

 

Al utilizar proveedores de infraestructura tecnológica globales, sus datos pueden ser transferidos o transmitidos a servidores ubicados fuera de Colombia. Al aceptar esta Política, usted autoriza esta operación. Nupzen se compromete a que dichas transferencias se realicen a países con un nivel adecuado de protección de datos según la Superintendencia de Industria y Comercio, o bajo garantías contractuales que aseguren la protección de su información.

 

X. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

 

Sus datos personales serán conservados mientras sean necesarios para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados. La información transaccional y de facturación será conservada por un período de diez (10) años para cumplir con las obligaciones legales de conservación de documentos comerciales. Transcurridos estos plazos, los datos serán eliminados de forma segura.

 

XI. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

 

Nuestros servicios están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años. Nupzen no recolecta intencionalmente datos de menores de edad. Si detectamos que hemos recopilado datos de un menor sin la autorización verificable de sus padres o tutores, procederemos a su eliminación inmediata.

 

XII. MODIFICACIONES A ESTA POLÍTICA

 

Nupzen podrá actualizar esta Política para reflejar cambios en nuestras prácticas o en la regulación. Cuando se realicen cambios sustanciales, lo notificaremos a través de la Plataforma o por correo electrónico antes de que entren en vigor.